רישום בית משותף נעשית תחת שלושה סוגים של בתים. האחד, בית ובו שתי דירות לפחות שאותן ניתן לזהות כיחידות נפרדות ועצמאיות. סוג נוסף, הם שני בתים לפחות ובהם דירה אחת לפחות שכולן הוקמו על חלקה אחת שאינה ניתנת לחלוקה. הסוג השלישי מדבר על שני בתים או יותר שלהם מתקנים משותפים.
תהליך של רישום בית משותף נעשה באמצעות תשריט (מפת מגורים) ובו סימני זיהוי וסימון של כל דירה המוגדרת כתת חלקה, זיהוי וסימון החלקים הצמודים לדירות דוגמת חניות, חצרות, גגות, מחסנים ועוד ורישום שייכותן. תהליך הרישום כולל בתוכו גם את תקנון הבית המשותף ובו הזכויות והחובות של כל בעלי הדירות ואופן ניהול הרכוש המשותף. לרישום בית משותף יש להוסיף נוסח טאבו עדכני ומאומת מלשכת רשום מקרקעין, צירוף טופס הסמכה לשמש נציגות זמנית אשר נבחרת על ידי בעלי הדירות (לרוב ישמש ועד הבית בפועל כנציג הזמני) ומסמכים נוספים שיש להמציא.
עורכי דין העוסקים בתחום המקרקעין יודעים לומר אודות מורכבות הליך הרישום ובו תהליכים בירוקרטים לא קלים שיש לקחת בחשבון. ככל שהבית המשותף כולל יותר דירות ובהו חלקים צמודים וככל שבדירות קיימות התחייבויות שונות למספקי שירותים (רשות מקומית, חברת החשמל, בנקים למשכנתאות ועוד) כך יהיה הליך הרישום מורכב יותר הן בעבור בעלי הדירות והן בעבור עורך הדין המטפל ברישום והגשתו בפנקס המקרקעין הרשמי.
אלו המתמהמהים באי רישום של בית משותף גוררים אחריהם השלכות הנוגעות לפיחות ערך הדירה, קשיים עתידיים למי מבעלי הדירה לכשירצה למכור דירתו ואף בבקשה של בעלי דירות למשכנתא. הרציונל ברישום הבית המשותף הוא ברצון לעשות סדר בכל הנוגע לבעלות של כל בעל דירה. למול השינויים הדינמיים שחלו בדירות מייצרים מציאות שאינה ברורה ולכן החשיבות ברישום הינה הליך ארוך ומייגע אך בהחלט כדאי.
המקרה הנפוץ ביותר המגיע לפתחם של עורכי דין בתחום המקרקעין הינו של בניינים ישנים שרישומם כבית משותף לא נעשה קודם. הרישום בנוסח טאבו אינו משייך כל שטח לבעל הדירה. במצב שכזה, כל בעלי הדירה הם בעצם הבעלים של כל נכס בבניין ואין באמת חלוקה ביניהם שממנה ניתן להבין מיהו הבעל של כל דירה. מקרה שכזה, מערים קשיים אותם תיארנו קודם ומספיק שאחד מן בעלי הדירות ירצה לקבל משכנתא או לבצע עסקה וייתקל בקשיים למול המצב הקיים.
ישנם פעמים שבניינים רשומים בכלל על שם חברה קבלנית או חברה בע"מ מטעמים כאלו ואחרים. לא פעם, אותה חברה קבלנית שלקחה על עצמה בביצוע רישום הבית המשותף לא עשתה כך והמצב נותר על כנו. גם כאן מצופה מבעלי הדירות לבדוק האם אותה חברה קבלנית ביצעה רישום בית משותף. אם והתחייבה לעשות כך והדבר לא נעשה יש ויוכלו בעלי הדירות בביצוע הרישום. במקרים ובהם כן פעלה החברה הקבלנית ברישום הבית המשותף יש ורצוי לפנות לעורך דין בתחום על מנת שיוודא שהרישום מתאר בפועל את החלוקה בין הדירות.
טעויות ברישום הקיים הינן נפוצות כשלא פעם ניתן להבחין בפער רחב בין המתואר ברישום לבין המציאות בשטח. חלק מהטעויות נוגע לרישום הדירות שלא בסדר הנכון או החלפה של הקומות. טעויות רבות ברישום יידרשו ביצוע הליך מחדש עם כל המשתמע מכך ובכך יביא את הדיירים להקפיא כל פעילות אחרת הנוגעת לדירתם.
על הדיירים לזכור שבמקרים ובהם קיים רישום מסודר של בית משותף, עדיין מחויבים הם ביחד עם עורך הדין המטפל בעניינם, לתקן ברישום הבית המשותף אודות כל שינוי שחל בבניין, בין אם מדובר בבעלי דירות חדשים, תוספות בנייה ושינויים בשטחים הצמודים לדירות.
